Ο Πρωτοβάθμιος Έλεγχος διπλοεγγραφών

Στον πρωτοβάθμιο έλεγχο, για τον εντοπισμό των διπλοεγγραφών, συγκρίνονται τα εξής πεδία, κατά την εισαγωγή των παραστατικών:

  • «Είδος παραστατικού», π.χ. ΑΠΟΔ, ΤΙΜ, ΔΠΥ, κτλ.
  • «Αρ. Παραστατικού»
  • «Σειρά»

Μετά την εισαγωγή ενός νέου παραστατικού, γίνεται διασταύρωση με όλα τα παραστατικά της οντότητας, που έχουν εισαχθεί κατά το αναγραφόμενο έτος πάνω στο παραστατικό. Αν διαπιστωθεί ότι υπάρχει παραστατικό που να έχει και τα τρία παραπάνω πεδία όμοια, τότε εμφανίζεται το μήνυμα που βλέπετε στην εικόνα 63.1.


εικόνα 63.1


ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Δεν υπάρχει πρόβλημα, όταν θα πρέπει να γίνει η αποδοχή της διπλοεγγραφής.

Επιτρέπεται να γίνονται ξεχωριστές εγγραφές, για το ίδιο παραστατικό. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο όταν το παραστατικό περιέχει είδη που είναι πολύ διαφορετικά μεταξύ τους.

Παράδειγμα:  Έστω ότι έχετε να εισάγετε ένα παραστατικό το οποίο περιέχει:

  • μία εγγραφή για υλικά που πρέπει να καταχωρηθούν στα Πάγια
  • μία άλλη εγγραφή με υλικά που είναι αναλώσιμα

Έστω ότι θέλετε να εμφανίζεται στην εκτύπωση του βιβλίου, η εγγραφή του παγίου, σε ξεχωριστή γραμμή. Στην περίπτωση αυτή, θα εισάγετε το παραστατικό, σαν να ήταν δύο ξεχωριστά παραστατικά, αλλά με το ίδιο αριθμό παραστατικού. Είναι αναμενόμενο να εμφανιστεί η εικόνα 63.1, στην οποία θα επιλέξετε «Ναι». Δεν θα υπάρξει κανένα απολύτως πρόβλημα.