Παράδειγμα Οργάνωσης της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης

Ενδεικτικά, μία οργάνωση ενός πλήρους ηλεκτρονικού αρχείου θα μπορούσε να είναι όπως στην εικόνα 32.1. Μέσα στον φάκελο «Ηλεκτρονικό Αρχείο», για επιτάχυνση των ενεργειών που θα πρέπει να κάνετε, μπορεί να υπάρχει ο φάκελος «Τυπικός Πελάτης» που θα περιέχει όλους τους απαραίτητους υποφακέλους. Τον αντιγράφετε και τον μετονομάζετε, κάθε φορά που δημιουργείται ένας νέος πελάτης.


  εικόνα 32.1

 

Το ηλεκτρονικό αρχείο μπορεί να είναι και πολύ πιο απλό. Π.χ. η ύπαρξη φακέλων για τα έντυπα Φ, Ε, Ν, Μ δεν είναι απαραίτητη, αφού σώζονται απευθείας μέσα στο Taxis,  ενώ σχεδόν όλα μπορούμε να τα σώσουμε στα αρχεία του προγράμματος. Με άλλα λόγια, η ύπαρξη φακέλων, για την αποθήκευση των εντύπων Φ, Ε, Ν, Μ, είναι απλά μία διευκόλυνση, για να αποφεύγεται η αναζήτηση τους στο Taxis.