Γενικές οδηγίες για την δημιουργία άλλου ηλεκτρονικού αρχείου

Αν δεν σας ικανοποιεί το ηλεκτρονικό αρχείο που δημιουργείται αυτόματα από το Arbitrans, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο δικό σας.


ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΗ: Το κεφάλαιο αυτό παρέχει μόνο γενικές οδηγίες και υποδείξεις για την οργάνωση της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και δεν έχει σχέση με τον τρόπο λειτουργίας του προγράμματος.

  • Το πρόγραμμα σας παρέχει τη δυνατότητα, για το κάθε βιβλίο ή έντυπο, να παράγετε ανεξάρτητο ηλεκτρονικό αρχείο (σε μορφή PDF και σε ορισμένες περιπτώσεις και σε μορφή Word ή Excel), το οποίο μπορείτε να το αποθηκεύσετε.
  • Το σύστημα αποθήκευσης, για να είναι εύχρηστο, θα πρέπει να είναι σωστά οργανωμένο και αυτό το κεφάλαιο σας δίνει μερικές γενικές οδηγίες.


Για τη δημιουργία ηλεκτρονικού αρχείου θα πρέπει να έχετε ένα γενικό φάκελο με μία κατάλληλη ονομασία π.χ. «Ηλεκτρονικό Αρχείο» ή «Ηλεκτρονικός Φάκελος».

Μέσα στο φάκελο «Ηλεκτρονικό Αρχείο», θα έχετε από ένα φάκελο για τον κάθε «Ιδιώτη» ή την κάθε «Επιχείρηση», με ονομασία τον αριθμό του, το όνομα ή το ΑΦΜ ή συνδυασμό όλων των παραπάνω, π.χ. φάκελο με το όνομα «Επωνυμία-ΑΦΜ».

Στον κάθε φάκελο πελάτη, θα πρέπει να υπάρχουν υποφάκελοι, για τα έτη και είδη των ηλεκτρονικών αρχείων που θα πρέπει να αποθηκεύονται.