Περιγραφή της διαδικασίας βήμα προς βήμα

Εξάγετε από την προηγούμενη εφαρμογή σας το αρχείο «Πελατών/Προμηθευτών» σε αρχείο Excel. Μετά, από την κεντρική φόρμα του προγράμματος (εικόνα 23.1), επιλέγετε τη διαδρομή: «Αρχείο Πελάτες/ΠρομηθευτέςΝέος Πελάτης/ΠρομηθευτήςΚατέβασμα Αρχείων Excel» κατεβάζετε το αρχείο «Excel Files.zip».


εικόνα 23.1


Αποσυμπιέζετε το αρχείο «Excel Files.zip», ανοίγετε το φάκελο με τα αρχεία (εικόνα 23.2) και φορτώνετε το κατάλληλο αρχείο Excel, ανάλογα με την έκδοση του Excel που διαθέτετε.


εικόνα 23.2


εικόνα 23.3


Από το αρχείο πελατών που είναι σε μορφή Excel, αντιγράφετε τα δεδομένα, στήλη-στήλη στο αρχείο Excel (εικόνα 23.3), και όταν τελειώσετε:

  • Κάνετε κλικ στο «Αποθήκευση»
  • Καλείτε το «Αποθήκευση Ως», σώζετε το αρχείο σε μορφή «Κείμενο Unicode (*.txt)» όπως φαίνεται στην εικόνα 23.4, χρησιμοποιώντας όποιο όνομα θέλετε.
  • Κλείνετε το αρχείο Excel (αλλιώς δεν  θα λειτουργήσει το φόρτωμα του αρχείου των Πελατών/Προμηθευτών).


εικόνα 23.4


Μετά, επιλέγετε τη διαδρομή: «ΑρχείοΠελάτες/ΠρομηθευτέςΕισαγωγή από Αρχείο» (εικόνα 23.5) και θα ανοίξει η φόρμα της εισαγωγής των αρχείων Πελατών/ Προμηθευτών (εικόνα 23.6).


εικόνα 23.5


εικόνα 23.6


Στη συνέχεια θα κάνετε τα εξής (εικόνα 23.7):

  • Ανοίγετε την εξερεύνηση αρχείων όπως φαίνεται στην εικόνα 23.7, σημείο [1].
  • Επιλέγετε «Text Files», σημείο [2].
  • Φορτώνετε το αρχείο που είχατε σώσει με μορφή Unicode, σημείο [3].


εικόνα 23.7


Αν έχετε εισάγει έναν πολύ μεγάλο πίνακα, μπορεί να φαίνεται σαν το σύστημα να έχει «κολλήσει» (εικόνα 23.8). Αγνοήστε το και μην διακόψτε την εργασία. Σε λίγο τελειώνει.


Τα αρχεία με περισσότερες από 500 γραμμές πρέπει να διαχωρίζονται σε μικρότερα και να φορτώνονται ένα προς ένα. Ενδεικτικά, για αρχείο 500 εγγραφών ο χρόνος φόρτωσης, κυμαίνεται από 20”–125”, ανάλογα με τις επιδόσεις του μηχανήματος, για 1000 εγγραφές είναι 2,5–8 λεπτά, ενώ για 5000 είναι τουλάχιστον 37 λεπτά.


εικόνα 23.8


Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία της φόρτωσης του αρχείου με τα στοιχεία των πελατών και των προμηθευτών, θα εμφανιστεί η φόρμα εισαγωγής συμπληρωμένη,  εικόνα 23.9.

Όπως φαίνεται στην εικόνα 23.9, τα στοιχεία των Πελατών και των Προμηθευτών έχουν φορτωθεί, αλλά δεν έχουν ακόμη εισαχθεί στη βάση δεδομένων του προγράμματος. Κάνετε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή Πελατών Προμηθευτών» για να συνεχίσετε.


εικόνα 23.9


Το αρχείο που έχει φορτωθεί (εικόνα 23.9), πριν την εισαγωγή του, ελέγχεται ως προς την ορθότητα των ΑΦΜ. Αν υπάρχει έστω και ένα ΑΦΜ λάθος, δεν φορτώνονται τα υπόλοιπα ΑΦΜ και εμφανίζεται το μήνυμα που είναι στην εικόνα 23.9. Ο πίνακας που θα ακολουθήσει, εικόνα 23.10, επιδέχεται διορθώσεις, κάνοντας πρώτα διπλό κλικ πάνω στο κελί με το εσφαλμένο ΑΦΜ. Διαγράφουμε ή διορθώνουμε τα μη έγκυρα ΑΦΜ και μετά, κάνουμε ξανά κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή Πελατών Προμηθευτών».


εικόνα 23.10


Η εισαγωγή θα ολοκληρωθεί, όταν πλέον δεν υπάρχουν λάθη στα ΑΦΜ (εικόνα 23.11). Για να βεβαιωθούμε ότι έγινε σωστά η εισαγωγή, επιλέγουμε, από την κεντρική φόρμα του προγράμματος, τη διαδρομή: «ΑρχείοΠελάτες/ΠρομηθευτέςΕύρεση/Επεξεργασία». Διαπιστώνουμε ότι πράγματι αυτή έγινε (εικόνα 23.12) και ότι έχει καλώς.


εικόνα 23.11


εικόνα 23.12